Как выбрать МФУ для малого бизнеса

Как владелец малого бизнеса, вы, несомненно, привыкли внимательно следить за своим бюджетом. Независимо от того, покупаете ли вы новые канцелярские товары или делаете капитальные вложения, ваш бюджет является ключевым фактором при принятии решения. Если вы недовольны вашим текущим принтером, копиром и / или сканирующими устройствами, возможно, пришло время перейти на многофункциональный принтер.

Учитывая ограничивающие факторы вашего бюджета, вы хотите знать, что ваши инвестиции эффективны. Ниже вы найдете множество преимуществ для вашего бизнеса благодаря новому лазерному или струйному МФУ.

ПРЕИМУЩЕСТВА МФУ МАЛОГО БИЗНЕСА

• ЭКОНОМИЯ НА ИЗДЕРЖКАХ

Хотя ваши вложения в один многофункциональный принтер (МФУ) могут быть выше, чем в отдельный принтер, копир или сканер, у вас есть возможность выполнять все эти операции и даже больше в одном компактном устройстве.

Кроме того, при использовании МФУ затраты на длительное использование и обслуживание ниже. Вместо того, чтобы покупать тонер / чернила, бумагу и заказывать услуги по техническому обслуживанию для нескольких устройств, вам необходимо оплачивать эти расходные материалы и услуги только с единой ежемесячной оплатой.

• УПРОЩЕННОЕ УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ

Поскольку в вашем офисе имеется несколько устройств, вам необходимо приобретать расходные материалы разных производителей для разных марок и моделей. Многофункциональный принтер означает, что вы приобретете все расходные материалы для одного типа устройства – у одного поставщика.

• ЭКОНОМИЯ ПРОСТРАНСТВА

МФУ сокращает объем пространства, необходимого для копирования, печати, сканирования и факса. Поскольку все эти функции выполняются одним устройством, вам нужно выделить только одну небольшую область вашего офиса для МФУ, а не несколько разных мест. С расходными материалами, необходимыми только для одного устройства, вы также экономите место на хранилище.

• БОЛЬШАЯ ФУНКЦИОНАЛЬНОСТЬ

С появлением электронной почты и облачных вычислений факсимильные аппараты сегодня становятся все менее распространенными в офисах. Однако необходимость отправки факса не исчезла полностью. Со многими МФУ ваша компания может легко добавить возможность отправлять или получать факсы без дополнительных затрат на покупку и обслуживание отдельного специализированного устройства.

Аналогично, многофункциональный принтер открывает новые возможности для рабочих процессов, обмена файлами и хранения с функцией сканирования.

Удобство и экономия являются одними из преимуществ многофункционального принтера для малого бизнеса. Ваши сотрудники получат дополнительные преимущества, предоставляемые МФУ для создания, копирования, совместного использования и хранения документов, а также вы сэкономите место, деньги и время!

В настоящее время на рынке сегодня представлено большое разнообразие многофункциональных принтеров. Но каждая машина не подходит для любого бизнеса. Некоторые из них идеально подходят для крупных корпораций, а другие ориентированы на малый бизнес. Некоторые из них предназначены для конкретных требований к печати, а другие предназначены для более широкого сегмента. Вот четыре шага, которые нужно предпринять при поиске лучшего многофункционального принтера для вашего малого бизнеса.

4 ШАГА К ВЫБОРУ ПОДХОДЯЩЕГО МФУ ДЛЯ МАЛОГО БИЗНЕСА

• ШАГ № 1: ОЦЕНИТЬ ОБЩУЮ СТОИМОСТЬ ВЛАДЕНИЯ

Стоимость машины отличается от общей стоимости владения машиной. На приведенном ниже рисунке мы в общих чертах обрисовали общую стоимость владения печатающим устройством. Помимо стоимости самого оборудования, расходные материалы, услуги и эффективность принтера влияют на общую стоимость владения. Например, струйный принтер может стоить дешевле для вашего бизнеса, но в долгосрочной перспективе большинство компаний считают, что стоимость замены чернил приводит к тому, что общая стоимость владения выше, чем у сопоставимых лазерных машин.

• ШАГ №2: ОЦЕНИТЕ НЕОБХОДИМЫЕ ФУНКЦИИ

Оцените требования к печати ваших сотрудников при выборе лучшего МФУ для вашего офиса. Используется ли в рабочем процессе интенсивный процесс печати, в котором редко используются функции сканирования, копирования и / или факса? Или ваша компания полагается на все эти функции для эффективной ежедневной работы?

Такие функции, как печать, сканирование и отправка факсов, могут быть полезными функциями, но если для работы необходимы копии, поиск следует начинать с ориентации на многофункциональные принтеры, которые предлагают высокое качество копирования, прежде чем сосредоточиться на дополнительных функциях.

• ШАГ № 3: РАССМОТРИТЕ УЛУЧШЕНИЯ РАБОЧЕГО ПОТОКА

Выбирая лучшее МФУ для вашего малого бизнеса, оцените его способность улучшить рабочий процесс в вашем офисе. Во многих офисах несколько сотрудников полагаются на одно устройство для печати, копирования, сканирования и многого другого.

В этих средах офисам требуется машина, которая может выполнять несколько функций одновременно. Это повышает производительность и оптимизирует рабочий процесс. Итак, потратьте время на оценку ваших рабочих процессов и определите, могут ли ваши многофункциональные принтеры предоставить какие-либо возможности для улучшения.

• ШАГ № 4: ВЫВОДЫ И АНАЛИЗ

Рассмотрим все дополнительные возможности, которые могут превратить МФУ из устройства в инструмент улучшения бизнеса. Ваш многофункциональный принтер (ы) может иметь возможность контролировать поток данных о состоянии задания, очередях печати и готовности устройства между пользователями и ИТ-администраторами. Эта информация позволяет вам и / или вашему поставщику услуг определить возможности для улучшения и экономии средств.

Наконец, обязательно оцените приверженность поставщика инструментам, утилитам и услугам по управлению устройствами. Менее дорогой многофункциональный принтер без поддержки со стороны поставщика будет стоить больше денег в долгосрочной перспективе. Ищите устройство, которое поставляется с полным набором инструментов управления и поддержки устройств.

Струйные и лазерные МФУ: что подходит для вашего бизнеса?

Одним из самых важных решений является выбор между струйными или лазерными МФУ. Давайте посмотрим на различия между ними, чтобы помочь вам выбрать лучшую систему для вас.

Прежде чем приступить к рассмотрению преимуществ и недостатков каждого типа устройств, рассмотрим два условия, которые помогут вам принять решение: стоимость за страницу и количество страниц.

Ресурс картриджа – это количество страниц, которое картридж может произвести до замены. Стоимость за страницу – это денежная стоимость, потраченная на печать каждой страницы.

Стоимость вашей страницы меняется в зависимости от того, сколько вы тратите на картридж и сколько страниц напечатает картридж. Например, если чернила стоят 240 рублей и они позволяют напечатать 240 страниц, их стоимость за страницу составит 1 рубль.

Рассчитайте собственную стоимость за страницу, используя формулу: цена картриджа / выход страниц = стоимость за страницу

Струйные МФУ

Струйные МФУ – это то, с чем большинство людей имеют больше всего опыта, так как они часто используются для личного использования дома. Процесс струйной печати довольно прост. Струйные МФУ распределяют крошечные капельки чернил через сопла в аппарате на бумагу.

Чернила для принтера бывают двух разных типов: на основе красителя и на основе пигмента. Основанная на красителях является наиболее распространенной разновидностью, так как она более экономична, чем пигмент, и дает яркие цвета. Хотя, они склонны к размазыванию. Напротив, чернила на основе пигмента высыхают быстрее и дают более четкое изображение. Но эти дополнительные преимущества имеют более высокую цену.

Лазерные принтеры

Лазерные принтеры используют тонер вместо чернил. Картриджи с тонером удерживают порошок, который наэлектризован на барабане в машине и нанесен на бумагу.

Барабан так же важен, как и тонер. Это держит и электрифицирует образец, который напечатан. Только порошок тонера, который касается электрифицированной области, переносится в бумагу, что делает его необходимым для машины. Этот процесс производит очень точные отпечатки.

Какой из них мне подходит?

Оба варианта имеют свои преимущества и недостатки, которые важно учитывать.

Струйные МФУ имеют ряд явных преимуществ:

1. Начальная стоимость МФУ более низкая
2. Машина и картриджы маленькие
3. Чернила дают яркие цвета и менее подвержены размазыванию

Эти преимущества могут быть перевешены недостатками. Хотя первоначальная стоимость дешевая, чернильные картриджи не дают столько копий, а если вы не печатаете в малых объемах, цена на чернильные картриджи создает высокую стоимость за страницу.

В отличие от струйных лазерные МФУ имеют следующие преимущества:

1. Тонер дешевый
2. Быстрая и точная печать, особенно текстовые документы
3. В отличие от струйных принтеров, лазерные МФУ имеют более высокую первоначальную стоимость, но уравновешивают расходы с помощью более дешевого тонера и более высокой производительности, что значительно снижает стоимость одной страницы.

Предприятиям печатной промышленности, таким как школы и юридические фирмы, следует рассмотреть возможность использования лазерного МФУ. Но лазерные принтеры не обходятся без собственного набора запасных вариантов. Они поставляются с необходимостью технического обслуживания, например, замена барабана и удаление отходов. Эти задания могут требуют надлежащих процедур, поэтому вам следует учитывать стоимость вызова мастера.