Полное руководство по управлению задачами - F1-IT

Полное руководство по управлению задачами

Вы когда-нибудь задумывались, как самые влиятельные люди на земле успевают столько всего сделать ?

Такие люди, как Билл Гейтс и Илон Маск, не случайно добились суперуспешности в своей жизни. Они сделали это, организовав каждый час каждого дня, планируя свое время так, чтобы они были продуктивными и достигали своих целей.

Такой образ мышления является сутью управления задачами. В конце концов, у всех одинаковое количество часов в сутках, но то, как вы организуете эти часы, определяет, сколько вы на самом деле сделаете.

То, как мы организуем наши рабочие дни, сводится к стратегии. Некоторые люди будут придерживаться списка дел, в то время как компании могут счесть более полезным использовать инструменты управления задачами для организации своих календарей. Фактически, компании, которые используют планирование рабочего процесса, тратят в разы меньше денег, чем те, кто пытается реализовать проекты без реального плана или стратегии.

В этой части мы собираемся глубоко погрузиться в следующие вопросы:

  • Что такое управление задачами?
  • Почему вы должны начать думать об управлении задачами
  • Три разных способа управления задачами
  • Преимущества использования инструмента управления задачами
  • Как правильно выбрать инструмент управления задачами

Что такое управление задачами?

Управление задачами — это планирование и управление каждой задачей с использованием деталей и сроков для своевременного выполнения проектов.

Управление задачами не так сложно, как кажется. Это просто причудливый способ планирования выполнения задач с момента их включения в расписание до момента их завершения. Мы говорим об установлении сроков, сотрудничестве с членами команды и создании графиков проектов, которые позволят вам и вашей команде работать максимально продуктивно.

Когда все сделано правильно, управление задачами позволяет:

Управлять своей рабочей нагрузкой: смотрите, что в вашем календаре, какие дела вам нужно расставить по приоритетам и какие сроки у вас надвигаются.

Повышение производительности. Когда каждая задача организована, вы будете точно знать, над чем вам нужно работать и что нужно сделать. Вся информация по каждой задаче будет в одном месте

Создавайте каналы для совместной работы. Управление задачами — это управление командой. Ваша команда будет иметь лучшее представление о том, кто над чем работает и когда вы ожидаете, что они будут сотрудничать над задачей, чтобы выполнить ее быстрее.

Будьте более эффективными по времени: вместо того, чтобы решать, какую задачу вы должны сделать следующей или что является более срочным, управление задачами устраняет трату времени на обдумывание. Вы всегда будете знать, над чем вам следует работать.

Что сбивает с толку, так это количество предприятий, у которых до сих пор нет процесса для организации и выполнения задач в их конвейере. Опрос Global Project Management, проведенный PMI в 2017 году, показал, что 37% руководителей признали, что основной причиной провала проектов было отсутствие четко определенных целей и дисциплины при реализации стратегии.

Почему вы должны начать думать об управлении задачами

Вы когда-нибудь задумывались, как таким командам, как Microsoft, удается постоянно выпускать новые продукты и функции?

Не случайно их команда разработчиков из 3000 человек настолько дотошна, что они могут выпускать совершенно новые версии каждого из своих проектов каждые три недели. Их задачи решаются до мельчайших деталей. Все знают, что нужно сделать, кто будет это делать и когда нужно выполнить задачи.

Видите ли, управление задачами — это лишь часть общей головоломки управления проектами. Менеджер проектов MetaLab Кирия Браун лучше всего выразилась, сравнив планирование, выполнение и реализацию проектов с полетом на самолете.

«На самом базовом уровне роль менеджера проекта заключается в том, чтобы обеспечить бесперебойную работу, чтобы пилоты и летный экипаж могли делать то, что у них получается лучше всего, в то время как пассажиры чувствуют себя в безопасности, зная, что они не упадут с неба или не разобьются в воздухе. рейс, — говорит она.

«Никто из нас не стал бы хорошим пилотом больше, чем хорошим дизайнером или разработчиком, но как менеджеры проектов мы должны быть пастырями их успехов и опосредованно воплощать в жизнь свои творческие мечты через них».

Однако успешная посадка этого самолета подчеркивает преимущества управления задачами. Управление задачами может не только помочь вам увидеть с высоты 10 000 футов, над чем работает каждый в вашей команде, но также даст вам лучшее представление об их возможностях и задачах, которым они отдают приоритет.

Хорошая новость заключается в том, что управление задачами — это не совсем ракетостроение. На первый взгляд, это включает в себя три простых шага:

Шаг 1. Создание задач. Первый шаг — это распаковка проекта и создание отдельных задач для его реализации. Как только вы узнаете, что это за задачи, вы можете превратить их в действенные элементы, создав результаты и установив сроки.

Шаг 2. Организуйте и расставьте приоритеты: подумайте о каждом блокпосте, с которым вы можете столкнуться во время проекта. Может ли командная болезнь сорвать выполнение определенных задач? Способна ли ваша команда выполнить их все? Планируйте задачи в расписании вашей команды в зависимости от того, у кого есть свободное время.

Шаг 3. Отслеживайте и обновляйте: здесь управление задачами действительно вступает в игру. Как только проект стартует, вы можете использовать управление задачами, чтобы отслеживать каждую задачу и вносить изменения в режиме реального времени. Если член команды отстает, вы можете перераспределить задачу другому члену команды или изменить задачи, чтобы самые важные выполнялись в первую очередь.

Однако лучший способ управления задачами все еще остается предметом дискуссий.

Три разных способа управления задачами

Мы знаем, что вы уже слышали это раньше, но это нужно повторить: неспособность планировать означает планировать неудачу.

Очевидно, что управление задачами является важной частью успешного выполнения проекта, но вам решать, какой метод лучше всего подходит для вашей команды. Наиболее распространенные методы управления задачами можно разделить на три категории:

Руководство: Списки дел

Электронные: электронные таблицы/приложения

Онлайн: облачные инструменты управления задачами

Правда в том, что если у вас нет способа управлять своими задачами, будет сложно все сделать вовремя. Вот несколько способов превратить эту кучу задач в организованную временную шкалу.

1. Напишите старый школьный список дел

Это самый простой способ управлять своими задачами, и хорошая новость заключается в том, что все, что вам нужно, это ручка и бумага, чтобы создать ее. Если ваш список задач довольно легкий или простой, этого метода может быть достаточно для организации вашего расписания.

Просто запишите каждую задачу, которую необходимо выполнить, укажите крайний срок и отметьте их по мере выполнения.

Если вам нравится идея планирования задач в списке дел, но вы хотите делать это в цифровом формате, вы можете использовать такое приложение, как Todoist. В приложении вы можете создавать задачи, устанавливать сроки и иметь доступ к своему цифровому списку дел, где бы вы ни находились.

2. Используйте канбан-доску 

Доски Канбан были разработаны в 1940-х годах компанией Toyota. В переводе с японского «канбан» означает «вывеска» — это именно то, чем является эта система управления задачами.

Канбан-доска — это, по сути, оцифрованная доска для заметок. Как только проект стартует и команда начинает работать над каждой задачей, они медленно продвигаются по канбан-доске в колонку выполненных задач. Триггеры Teamwork также сокращают ручную работу администратора, автоматически переназначая задачи и изменяя сроки выполнения, когда задача перемещается из одного столбца в другой.

Однако доски Канбан делают больше, чем просто упорядочивают ваши задачи. Это также может помочь вам выявить узкие места и поднять тревогу, если сроки не соблюдаются. Если задача просрочена, ваша команда автоматически получит уведомление, и вы сможете быстро решить проблему, прежде чем весь проект пойдет под откос.

3. Используйте инструмент управления задачами

Инструмент управления задачами — это самый простой способ для команд управлять несколькими проектами одновременно.

Мало того, что каждый член команды будет иметь доступ к своей учетной записи, ему будет предоставлено собственное расписание, список задач и сроки выполнения каждой назначенной им задачи. Это самый простой способ для команд сотрудничать и выполнять проекты, не тратя часы каждую неделю на планирование совещаний.

У вас также будет обзор на 10 000 футов над каждым проектом в вашем пайплайне. Инструмент управления задачами показывает каждую задачу и то, какой член команды работает над ней, чтобы вы могли лучше оценить свои возможности для будущих проектов, а также вы можете запланировать людей для работы над несколькими проектами одновременно.

Преимущества использования инструмента управления задачами

Когда дело доходит до управления задачами на уровне команды, это немного отличается от управления списком покупок.

Малые предприятия, управляющие задачами, будут сильно отличаться от компаний, у которых в работе 50 проектов. Тем не менее, управление задачами с использованием таких методов, как электронные таблицы, доски и стикеры, может привести к катастрофе.

Большой плюс инвестиций в инструмент управления задачами заключается в том, что он помогает успешно реализовывать проекты, признавая, что управление задачами — это управление командой.

Прежде чем телекоммуникационная компания Strencom начала использовать инструмент управления задачами, они пытались реализовать сотни проектов, используя традиционные инструменты, такие как электронная почта, электронные таблицы и документы.

Они не только изо всех сил пытались сдать все свои проекты вовремя, но их общение с клиентами также страдало. Операционный директор компании Колум Бакли говорит, что компания достигла точки, когда управление проектами с использованием электронной почты и электронных таблиц превратилось в настоящий кошмар.

Поэтому они начали искать инструмент управления задачами, который бы следил за результатами, задачами и сроками, а также вовлекал бы своих клиентов в процесс.

Результат?

Strencom утроил свой показатель NPS — показатель, используемый для измерения лояльности клиентов — всего за пять лет.

«Мы не только выполняем больше проектов за меньшее время, но и завоевываем репутацию благодаря своевременным поставкам и надежности», — говорит Бакли.
«Выполнение нашего проекта теперь представляет собой реальную добавленную стоимость, что хорошо для нас в эксплуатации и для всех в бизнесе».

Как правильно выбрать инструмент управления задачами

Выбор правильного инструмента управления задачами для ваших конкретных потребностей очень важен, поэтому вам необходимо провести исследование.

Некоторые инструменты там самые простые, а у других есть все, кроме кухонной раковины. Поэтому важно точно знать, что вам нужно, прежде чем инвестировать. Для этого вы должны составить список «обязательных» функций, спросив себя:

Какие типы проектов вы обычно имеете в своем портфолио?

Ваша команда часто сотрудничает, и были бы вам полезны такие функции, как уведомления и автоматические триггеры?

Сколько человек в вашей команде? (это повлияет на то, сколько будет стоить инструмент)

Вам нужны функции отчетности и аналитики?

Нужны ли вам функции отслеживания времени?

Понравятся ли вам шаблоны проектов для улучшения управления задачами?

Будет ли этот инструмент интегрирован в ваш существующий технологический стек?

Какой бы инструмент управления задачами вы ни выбрали, убедитесь, что он отвечает всем требованиям в вашем списке и не обходится в кругленькую сумму!

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.

Adblock
detector