Современное программное обеспечение делает работу, связанную с документооборотом, быстрой и удобной. К такому ПО относят систему электронного документооборота (СЭД).
Что это такое
Электронная система документооборота – это ПО, которое может быть установлено на персональный компьютер или использовано в качестве облачного сервиса. Она позволяет компаниям организовать как внутренний, так и внешний обмен документами в электронном формате. Компании, которые решили подключить систему электронного документооборота, замечают, что бумаги обрабатываются и подготавливаются быстрее на 80%. Файлы можно получить за считанные секунды как внутри компании, так и при взаимодействии с другими организациями (контрагентами).
Преимущества
СЭД походит как для мелкого, так и для крупного бизнеса. С системой работают бюджетные организации и коммерческие предприятия. Популярность СЭД связана с ее весомыми достоинствами.
Повышение эффективности компании
Чтобы найти нужные документы, необходимо в несколько раз меньше времени по сравнению с традиционным делопроизводством. Помимо этого, сотрудники компании могут получить доступ к документам, имея лишь необходимое ПО.
Мгновенный доступ
Используя СЭД, можно быстро найти последнюю версию необходимого документа, а также посмотреть изменения, которые были внесены в него ранее.
Сокращение затрат компании
Внедрение СЭД значительно уменьшает расходы на покупке офисной бумаги, распечатке документов, их хранении и отправке. Также системы электронного документооборота сокращают затраты на покупке (или аренде) и обслуживании помещений, которые нужны для создания архива. Все бумаги хранятся в электронном формате и занимают лишь место на персональном компьютере или облачном сервере.
Безопасность
Внедрение СЭД существенно повышает уровень контроля и безопасности документации. Она хранится в электронном виде. Чтобы открыть файл, нужно иметь код доступа или же он может быть открыт только для некоторых сотрудников организации. Это снижает риск кражи документов, их случайной потери или повреждения.
Удобство работы
Автоматизация управления документами дает возможность нескольким сотрудникам одновременно совершать действия с одним файлом и проводить поиск по общей базе данных.
Итак, электронная система документооборота предоставляет возможность автоматизировать и повысить эффективность бизнес-процессов компании. Использование СЭД положительно влияет на развитие организации, упрощает работу с документами, исключает «человеческий фактор» и делает хранение важных бумаг более безопасным.